督促が効かないのは、文面が弱いからではありません。回答しても上流の売上にはならない、という構造があります。そのうえで文面にできることは限られていますが、限られた範囲では効きます。
この資料は、その限られた範囲を全部使った9本です。
9本の内訳
| 段階 | 日本語 | 英語 | 中国語 |
|---|---|---|---|
| 第1段階：初回依頼 | ○ | ○ | ○ |
| 第2段階：1週間後のリマインド | ○ | ○ | ○ |
| 第3段階：期限後の最終確認 | ○ | ○ | ○ |
英語と中国語は日本語の直訳ではありません。日本語の文面をそのまま機械翻訳すると、敬語の層が消えて命令調になったり、逆に回りくどくて要件が読み取れなくなったりします。それぞれの言語で、受け取った担当者が最短で動ける書き方に組み直してあります。
各文面に共通して次の項目が入っています。
- 何の製品の、どの品番についての依頼か
- なぜ必要か（提出先と、その先にある法規制）
- 何を、どの様式で、いつまでに
- 回答できない場合に代わりに送ってほしいもの
- 問い合わせ先（担当者名と直通）
差し替えが必要な箇所は角かっこ（［ ］）で囲んであります。Word形式なので、社名や品番を置換で一括して入れられます。ヘッダー・フッターは付けていないので、自社の書式にコピーしても崩れません。
向いている人
海外サプライヤーを抱えていて、英語や中国語の文面を毎回ゼロから書いている人。あるいは、督促を何度も送っているのに返信率が上がらない人。
購買部門と品質保証部門で督促の担当が分かれている会社では、文面を共通化するだけで問い合わせのたらい回しが減ります。
使い方
第1段階から順に使ってください。第2段階だけを単独で送っても効きません。3段階は、相手の社内で誰が動くかを段ごとに変える設計になっています。
送る前に、自社の取引条件と照らして第3段階の文面を調整してください。取引停止をほのめかす表現は入れていませんが、第3段階は事実上の最終通告として読まれます。
文面の設計意図、書いてはいけないこと、それでも返ってこないときの代替策は返ってこない調査依頼の督促テンプレート3段階に全文と合わせて書いています。回答が得られず分析に切り替える場合の費用感は分析費用の相場を見てください。